Så skriver du mail för att få svar

Vi är många som ägnar stor del av vår arbetsdag åt att skriva e-postmeddelanden. Några mail lägger du förmodligen en hel del tid på att formulera på rätt sätt. Men lägger du energi och tid på rätt saker när du skriver e-post för att få din mottagare att läsa och svara på det? Här får du fem tips på hur du får din mottagare att svara på dina mail.

Avsluta med tack!
Företaget Boomerang har undersökt 350 000 e-postkonversationer och kommit fram till att vissa slutfraser gör mottagaren mer benägen att besvara det. Och det är inte klassikerna ”bästa” eller ”vänliga hälsningar” som ligger i topp på svarsfrekvensen. Topp tre avslut när det kommer till svarsgrad är:

1. Tack på förhand (Thanks in advance) +38,3

2. Tack (Thanks) +32,6

3. Tack så mycket (Thank you) +21,9 %

Använd en tredjeklassares språknivå
Boomerang har också undersökt vilken språknivå som ger bäst svarsfrekvens. Medan 39 procent av de brev som är skrivna på högskolenivå besvaras får brev som skrivits på en tredjeklassares nivå hela 53 procent svarsgrad. Det främsta knepet för att förenkla språket är att använda kortare ord och kortare meningar.

Skriv kort – men inte för kort!
Den optimala längden på ett e-postmeddelande är enligt Boomerangs data mellan 50 och 125 ord. Mail i den längden har mer än 50 procents chans att bli besvarade. Från 150 ord och uppåt sjunker svarsfrekvensen sakta med en knapp procentenhet per 25 ord. Än värre är det dock att skriva för kort; e-brev med 25 ord har bara 44 procent svarsfrekvens och skriver du så få som 10 ord får du nöja dig med att få svar i 36 procent av fallen.

Använd (väldigt) korta ämnesrader
Du kanske inte blir så förvånad av att e-brev utan ämnesrad bara besvaras i 14 procent av fallen, medan brev med ett eller två ord i ämnesraden når 37 respektive 46 procent. Den gyllene längden verkar vara tre eller fyra ord. Båda längderna ger 48 procents svarsfrekvens, men sedan sjunker svarsfrekvensen med ett par procentenheter för varje extra ord du lägger till.

Ställ 1–3 frågor
Att ett e-brev med mellan en och tre frågor får 50 procent högre svarsfrekvens än brev utan frågor känns självklart. Men Boomerang har också konstaterat att fler frågor inte leder till fler svar. Om du håller dig till max tre frågor får du 20 procent bättre svarsfrekvens än om du ställer åtta frågor eller fler.

Jag vill också passa på att tipsa om vår tidigare artikel om hur du skriver rubriker. Även om texten handlar om hur du formulerar dig för att fånga journalister kan tipsen enkelt appliceras även på e-postgenren. Du hittar artikeln här

Är du ännu mer nyfiken på att utveckla hur du och din organisation kommunicerar, för att få bättre respons, är du alltid välkommen att höra av dig till oss för ett förutsättningslöst möte.

Martin Ruist
PR-konsult